Vue d'ensemble du projet
Ce document présente l'ensemble du périmètre, l'approche technique, le calendrier et l'estimation des coûts du projet d'automatisation de l'onboarding client.
L'objectif est d'automatiser entièrement le parcours client à partir du moment où un achat est validé sur Stripe, jusqu'à la signature du contrat, l'accès à Discord et l'onboarding à la formation, tout en mettant en place l'infrastructure nécessaire pour gérer, dans une phase ultérieure, les emails d'inactivité et de satisfaction.
Le système s'appuie sur la stack existante (n8n, Airtable, MailerLite, Stripe, DocuSeal, Teachizy, Discord), sans ajout inutile d'outils supplémentaires.
Chaque décision privilégie la modularité, la fiabilité et ton autonomie — tu pourras gérer et visualiser l'ensemble du système depuis Airtable et MailerLite, sans avoir à intervenir dans n8n.
Contexte et besoin client
Tu gères actuellement l'onboarding manuellement après un achat : tu envoies les contrats à la main, crées les liens d'invitation Discord individuellement et gères les relances sans système de suivi fiable.
La structure Airtable existante n'est pas encore finalisée, ce qui signifie qu'une partie du travail initial consistera à définir et valider la bonne structure CRM avant d'y ajouter toute automatisation.
Structure Airtable : Schéma proposé
Étant donné que tu as précisé que la structure Airtable n'est pas encore finalisée, nous proposerons et validerons le schéma avant de construire les automatisations. Voici la structure recommandée :
| Champ | Type | Description |
|---|---|---|
| Nom complet | Texte | — |
| Clé unique de recherche depuis Stripe | ||
| Téléphone | Texte | — |
| Programme acheté | Texte | — |
| Statut | Liste | Lead / Client / Inactif |
| Statut du contrat | Liste | Envoyé / Relance 1 / Relance 2 / Action manuelle / Signé |
| Date d'envoi du contrat | Date | — |
| Date de signature | Date | — |
| URL du contrat signé | Lien URL | Lien vers le PDF sur Google Drive |
| Date d'onboarding | Date | Utilisée pour les emails de satisfaction |
| Invitation Discord envoyée | Checkbox | — |
| Accès formation envoyé | Checkbox | — |
| Champ | Type | Description |
|---|---|---|
| ID du contrat | Texte | Depuis DocuSeal |
| Contact lié | Enreg. lié | Lié à la table Contacts |
| URL du PDF signé | Lien URL | — |
| Date de signature | Date | — |
Note : nous allons parcourir ce schéma avec toi et effectuer les ajustements nécessaires avant de construire les workflows basés dessus.
Périmètre du projet
Les modules suivants sont inclus dans le périmètre de ce projet. Les modules 8 et 9 (emails d'inactivité et de satisfaction) seront entièrement construits et prêts, mais laissés désactivés jusqu'à ce que tu décides de les activer.
| # | Module | Description | Outils |
|---|---|---|---|
| 1 | Webhook Stripe | Écoute les paiements réussis et lance le workflow d'onboarding | Stripe, n8n |
| 2 | Gestion contacts Airtable | Recherche par email, création/mise à jour, statut Client, journalisation | Airtable, n8n |
| 3 | Génération du contrat | Injection des données dans le template DocuSeal, envoi automatique au client | n8n, DocuSeal |
| 4 | Relances contrat | Attente webhook DocuSeal. Relance 1 puis 2 via MailerLite. Signalement manuel après 2 relances | n8n, MailerLite, Airtable |
| 5 | Stockage PDF signé | Webhook signature DocuSeal, upload Google Drive, lien dans Airtable | n8n, Drive, Airtable |
| 6 | Invitation Discord unique | Lien unique via API Discord (max_uses: 1, expiration 7j), envoyé via MailerLite | API Discord, n8n, MailerLite |
| 7 | Accès formation | Email séparé et modulaire pour l'accès Teachizy via MailerLite | MailerLite, Teachizy, n8n |
| 8 | Détection inactivité | Workflow planifié interrogeant l'API Teachizy. Email d'inactivité MailerLite si seuil dépassé | n8n, Teachizy, MailerLite |
| 9 | Enquête satisfaction | Vérification quotidienne date onboarding. Email MailerLite à 3, 6 ou 12 mois | n8n, Airtable, MailerLite |
Workflow global d'onboarding
Vue d'ensemble du flux automatisé de bout en bout, du paiement à l'onboarding complet.
Approche technique : décisions clés
Contrat Flux contrat (DocuSeal)
Le template est hébergé dans DocuSeal avec des variables dynamiques. Après le paiement, n8n appelle l'API DocuSeal, transmet les données du client, puis DocuSeal remplit le template, génère le PDF et l'envoie automatiquement.
n8n ne construit ni n'envoie le PDF : il déclenche DocuSeal puis attend le webhook de signature. C'est l'approche la plus propre et la plus fiable.
Discord Liens d'invitation uniques via API
Plutôt qu'un lien générique, n8n appelle l'API Discord après signature et génère un lien unique avec max_uses: 1 et expiration 7 jours. Personnalisé par client, inutilisable après première connexion, indépendant de l'email Discord — éliminant la friction UX.
Aucun outil tiers requis. Migration possible vers Guild.xyz à l'avenir sans reconstruire le flux.
Inactivité Détection d'inactivité
Workflow planifié (quotidien ou hebdomadaire) interrogeant l'API Teachizy pour récupérer la date de dernière activité. Si le seuil est dépassé, n8n déclenche l'email d'inactivité via MailerLite.
La disponibilité de cette API sera confirmée au lancement ; solution de repli via Date d'onboarding Airtable prévue.
Satisfaction Emails d'enquête de satisfaction
Workflow quotidien lisant la date d'onboarding et calculant les jours écoulés. Déclenchement à 90, 180 ou 365 jours via MailerLite.
Chaque jalon est activable indépendamment : le 12 mois peut être activé immédiatement, les 3 et 6 mois resteront désactivés jusqu'à ta décision.
Stockage Contrat signé
n8n reçoit le webhook DocuSeal, récupère le PDF, le téléverse dans Google Drive et enregistre l'URL dans Airtable.
Livrables
- ● Schéma Airtable validé et configuré (table Contacts + table Contrats) avec tous les champs nécessaires
- ● Workflow n8n : webhook Stripe → recherche du contact dans Airtable et création / mise à jour
- ● Workflow n8n : génération du contrat DocuSeal, envoi, séquence de relance (2 relances auto + signalement manuel) et gestion du webhook de signature
- ● Intégration Google Drive : téléversement automatique du PDF signé et enregistrement du lien dans Airtable
- ● Workflow n8n : génération d'un lien Discord unique via l'API Discord
- ● MailerLite : configuration de deux emails d'onboarding modulaires (accès Discord + accès formation)
- ● Workflow n8n : détection d'inactivité Teachizy et déclenchement MailerLite (construit et prêt)
- ● Documentation complète du workflow et guide de passation
Planning et phases
| Phase | Tâches | Durée |
|---|---|---|
| Phase 1 Airtable |
Finalisation et construction de la structure Airtable validée : table Contacts avec tous les champs requis. Tables Contacts et Contrats configurées et testées. | 1 à 2 jours |
| Phase 2 Stripe & Airtable |
Déclencheur n8n webhook Stripe. Logique de recherche contact, création / mise à jour et gestion des statuts dans Airtable. | 3 jours |
| Phase 3 Flux contrat |
API DocuSeal : injection template, envoi, logique d'attente et de relance, signalement manuel. Stockage PDF signé Google Drive. | 3 à 4 jours |
| Phase 4 Onboarding |
Lien Discord unique via API. Email 1 MailerLite (Discord) et Email 2 (accès formation) comme envois modulaires séparés. | 2 à 3 jours |
| Phase 5 Flux futurs |
Workflow détection d'inactivité (API Teachizy). Workflow enquête de satisfaction. Construits et prêts, laissés désactivés. | 2 à 3 jours |
| Phase 6 Tests & passation |
Tests bout en bout. Cas limites (doublons, webhooks en échec, expiration contrat). Documentation et passation. | 3 jours |
| TOTAL ESTIMÉ | 13 à 18 jours | |
Stack technique
| Outil | Rôle dans le projet |
|---|---|
| n8n (Render) | Moteur central. Orchestre chaque étape — webhooks, APIs, logique, mises à jour Airtable |
| Stripe | Source du paiement et déclencheur initial via webhook |
| Airtable | CRM. Stocke les enregistrements clients, statuts de contrat et dates d'onboarding |
| DocuSeal | Signature électronique. Héberge le template, génère le PDF, l'envoie et renvoie le webhook à n8n |
| MailerLite | Envoi centralisé d'emails : onboarding, relance, inactivité et satisfaction |
| API Discord | Liens d'invitation uniques par client (max_uses: 1, expiration 7 jours) |
| Teachizy | Plateforme de formation. API interrogée pour détecter l'inactivité |
| Google Drive | Stockage des PDF signés. Lien enregistré dans Airtable |
Ce qui est inclus
- ✓ Conception, validation et mise en place du schéma Airtable avec tous les champs, tables et statuts
- ✓ Déclencheur webhook Stripe dans n8n avec logique de recherche contact et création / mise à jour
- ✓ Intégration DocuSeal : injection template, envoi, 2 relances, signalement manuel, récupération PDF signé
- ✓ Intégration Google Drive : upload automatique du PDF signé et enregistrement URL dans Airtable
- ✓ Génération lien Discord unique via API (max_uses: 1, expiration 7 jours)
- ✓ Deux emails d'onboarding modulaires via MailerLite : Email 1 (Discord) et Email 2 (formation), séparés
- ✓ Workflow détection d'inactivité (API Teachizy + MailerLite)
- ✓ Workflow satisfaction avec jalons 3, 6 et 12 mois activables indépendamment
- ✓ Suivi CRM complet dans Airtable à chaque étape du parcours client
- ✓ Tests bout en bout incluant les cas limites (doublons, expiration, webhooks échoués)
- ✓ Documentation de passation couvrant l'ensemble des workflows
Ce qui n'est pas inclus
- ✗ La configuration du compte DocuSeal ou la conception du template de contrat — la cliente fournit le template, nous gérons l'intégration API
- ✗ La rédaction ou le design des emails MailerLite — nous configurons les déclencheurs, la cliente fournit ou valide les contenus
- ✗ La configuration du compte Teachizy ou le contenu de la formation
- ✗ La configuration ou la modération du serveur Discord
- ✗ Les tableaux de bord d'analytics avancés ou le reporting CRM
- ✗ Toute application mobile
Cette liste n'est pas exhaustive. S'il y a un élément que vous souhaitez ajouter ou clarifier, merci de le signaler afin qu'il soit inclus dans les termes validés avant le démarrage.
Hypothèses et dépendances
- ● Accès à l'instance n8n existante sur Render avec les identifiants de tous les services connectés
- ● Comptes Stripe, Airtable, MailerLite, DocuSeal, Teachizy et Discord actifs, avec accès API activé
- ● Le schéma Airtable sera relu et validé par la cliente au lancement avant toute construction
- ● Teachizy expose une API pour la dernière activité/connexion par utilisateur — confirmé au lancement, approche de secours prévue
- ● Le template DocuSeal sera fourni avec des champs dynamiques nommés avant la phase 3
- ● Compte Google Drive disponible pour le stockage des PDF signés
- ● Contenu des emails fourni ou validé par la cliente avant la phase concernée
Tarif
Offre BTB valable 48h — passé ce délai, le tarif standard de 3 000 € s'applique.
Temps économisé & retour sur investissement
Voici une estimation conservatrice du temps récupéré chaque mois grâce à l'automatisation complète de l'onboarding.
Aujourd'hui — Manuel
Après — Automatisé
Sans compter les oublis évités, les relances automatiques qui récupèrent des signatures, et le temps mental libéré.
Ce qu'on garantit
Garantie fonctionnelle
Le système livré fonctionne exactement comme défini dans le cahier des charges. Si ce n'est pas le cas, on corrige sans surcoût ni délai supplémentaire.
Garantie documentation & autonomie
Chaque workflow est documenté clairement pour que tu puisses comprendre, modifier ou désactiver n'importe quel flux en toute autonomie.
Garantie support
1 semaine de maintenance post-livraison incluse. Tout bug ou dysfonctionnement est corrigé gratuitement pendant cette période de suivi.
Garantie de propriété
100 % du code, des accès et des workflows t'appartiennent dès la livraison. Aucune dépendance vis-à-vis d'Auryon pour faire tourner ton système.
Questions fréquentes
Et si je change de formation ou d'offre plus tard ? ⌄
Que se passe-t-il si un webhook échoue ? ⌄
Je peux modifier les emails moi-même ? ⌄
Est-ce que je dois toucher à n8n au quotidien ? ⌄
Prochaines étapes
| # | Action | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | Jeanne relit ce document et confirme son accord pour avancer | Cliente |
| 2 | Jeanne valide le schéma Airtable proposé (champs, tables, statuts) | Cliente |
| 3 | Call de lancement — alignement template DocuSeal et contenu emails | Les deux |
| 4 | Phase 1 : construction du schéma Airtable et configuration des champs | Agence |
| 5 | Phase 2 : webhook Stripe et workflow contact Airtable | Agence |
| 6 | Phase 3 : contrat DocuSeal, relances, stockage Google Drive | Agence |
| 7 | Phase 4 : invitation Discord unique + emails d'onboarding MailerLite | Agence |
| 8 | Phase 5 : workflows inactivité et satisfaction | Agence |
| 9 | Phase 6 : QA bout en bout, documentation et passation | Agence |
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